Personvern

Vi er selv behandlingsansvarlige for personopplysningene vi behandler til våre formål.

Vi behandler personopplysningene dine når det er nødvendig for å utføre vårt samfunnsoppdrag og for å tilby våre tjenester. Vårt overordnede formål er å legge til rette for livslang læring og kompetanseheving i befolkningen. Vi sørger for:

• At voksne får tilgang til fleksibel opplæring.
• At norske virksomheter jobber målrettet med kompetanseutvikling.
• At myndigheter og folk flest har god kunnskap om hva slags kompetanse vi trenger i framtiden.
• At innvandrere får kunnskap og ferdigheter til å kunne delta i det norske samfunnet.
• At innvandrere får god opplæring i norsk og samfunnskunnskap, og gode prøver.
• At både unge og voksne får tilgang til gratis, kvalitetssikret karriereveiledning og informasjon om utdanning og arbeid.

Kompetanse Norge behandler også personopplysningene for å utarbeide statistikk, utredninger og analyser. Det gjør vi for å øke vår kunnskap og innsikt om hvilke tjenester og ytelser som fungerer, og for å kunne forbedre våre tjenester.

Vi behandler ikke flere personopplysninger enn det som er nødvendig for å utføre våre oppgaver. Hvilke typer personopplysninger som er nødvendig å behandle, avhenger av selve tjenesten eller saken din. Opplysningene brukes kun til det formålet de er innhentet for. Unntaket er hvis det finnes et lovlig grunnlag for å viderebehandle personopplysningene til andre formål.

All behandling av personopplysninger må ha et lovlig behandlingsgrunnlag. De lovlige behandlingsgrunnlagene finner man i personvernforordningen artikkel 6 nr.1 bokstav a–f. De aktuelle behandlingsgrunnlagene for behandling av personopplysninger i forbindelse med aktivitetene og tjenestene som Kompetanse Norge utfører og tilbyr er:

• Behandlingen er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet som den behandlingsansvarlige er pålagt, jf. bokstav e).
• Behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse som den behandlingsansvarlige er pålagt, jf. bokstav c).
• Behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale som den registrerte er part i jf. bokstav b).
• Behandlingen er basert på den registrertes frivillige samtykke, jf. bokstav a).

Selv om du gir samtykke til en behandling, har du til enhver tid rett til å trekke det tilbake.

Behandlingsgrunnlagene som følger av personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c) og e) krever et supplerende rettslig grunnlag i nasjonal rett. Grunnlagene i nasjonal rett vil i hovedvekt av tilfellene være:

• Integreringsloven
• Forskrift til integrerings integreringsjonsloven
• Opplæringsloven
• Voksenopplæringsloven
• Personopplysningsloven
• Forvaltningsloven, offentlighetsloven og annet regelverk som gjelder generelt for offentlig forvaltning
• Instrukser, tildelingsbrev og andre særskilte grunnlag fra overordnet myndighet hvor Kompetanse Norges gis mandat over en konkret tjeneste eller oppgave som innebærer behandling av personopplysninger

I tillegg behandler vi særlige kategorier personopplysninger (sensitive personopplysninger) når dette følger av lov og er nødvendig av hensyn til viktige allmenne interesser, jf. personvernforordningen artikkel 9 nr. 2 bokstav g). Her viser vi særlig til omtalen av vår behandling av dine personopplysninger ved gjennomføring av norskprøven, samfunnskunnskapsprøven og/eller statsborgerprøven.

Andre behandlingsgrunnlag kan være aktuelle. I punkt fem ser du hvilke data vi samler inn per i dag.

Vi innhenter personopplysningene både fra deg og fra andre offentlige myndigheter. Disse offentlige myndighetene vil i all hovedsak være:

• Integrerings- og mangfoldsdirektoratet (IMDi)
• Kommunene/prøvestedene
• Fylkesmannen
• Utlendingsdirektoratet (UDI)
• Utlendingsnemnda (UNE)
• Barne-, ungdoms- og familieetaten (Bufetat)
• Kunnskapsdepartementet
• Nav
• Folkeregisteret
• Offentlige karrieresentre
• Omsorgssentrene
• Feide

Vi behandler personopplysninger som er nødvendige for å utføre vårt samfunnsoppdrag og tilby våre tjenester. Hvilke konkrete personopplysninger vi behandler om deg, avhenger av den enkelte aktiviteten vi utfører eller tjenesten vi tilbyr. Vi behandler både direkte og indirekte identifiserbare personopplysninger. Ut ifra oppgaven vi skal løse, vil vi eksempelvis behandle opplysninger om:

• identitet (for eksempel navn, fødselsdato, kjønn og statsborgerskap)
• opplysninger knyttet til prøvegjennomføring (for eksempel kandidatnummer, målform/språk på prøven, prøvebesvarelser og hvilke fag du er oppmeldt i)
• opplysninger knyttet til klage og sensur (for eksempel begrunnelsen du fikk etter klagebehandling)
• opplysninger knyttet til karriereveiledning (for eksempel dato og klokkeslett for en karriereveiledningssamtale både på nettprat og telefon)
• opplysninger knyttet til tilskuddsordningene (for eksempel navn, kontonummer)

• a. Undervisning og prøvegjennomføring
  Vi behandler personopplysninger som er nødvendige for å gjennomføre undervisning og prøver. Personopplysningene blir behandlet i prøvesystemet vårt (PAD). Formålet med behandlingen er å administrere og gjennomføre prøver.
• b. Besøk hos Kompetanse Norge
  Hvis du besøker lokalene våre blir du bedt om å registrere deg som besøkende. Opplysningene gjør det mulig for oss å vite hvem som er i bygget, for å ta sikkerhetsmessige hensyn og til å ha oversikt over personer, for eksempel ved evakuering av bygget.
• c. Tester og kartleggingsverktøy
  Vi har utviklet tester og kartleggingsverktøy som brukes til å vurdere folks ferdigheter, noe som innebærer at vi må behandle personopplysninger om de aktuelle personene. Formålet med behandlingen er å vurdere og tilpasse enkeltpersoners undervisningsløp.
• d. Arkiv/saksbehandling
  Vi er pålagt å ha et elektronisk arkivsystem. Her lagres all skriftlig korrespondanse med direktoratet, inkludert søknader og klagesaker. I tillegg lagres all informasjon som er arkivverdig i henhold til arkivlovens bestemmelser.
• e. Påmelding til kurs og seminar
  Når du melder deg på et kurs eller seminar i vår regi, lagrer vi nødvendig informasjon om deg for kunne administrere arrangementet.
• f. Bestilling av veiledningsmateriell
  På kompetansenorge.no kan du bestille veiledningsmateriell ved å oppgi blant annet virksomhet, navn, e-post og postadresse. Personopplysninger vi får inn ved bestillinger av veiledningsmateriell blir ikke benyttet til andre formål enn å effektuere bestillingen. Etter at bestillingen er sendt, vil vi slette alle opplysningene, bortsett fra antall og virksomhet, da vi bruker disse opplysningene til å utarbeide statistikk.
• g. Statistikksystemet
  Våre statistikkverktøy behandler opplysninger om blant annet deltakelse, resultater og gjennomføring av prøver. Formålet med behandlingen er å gjøre statistikk og tallmateriale enkelt tilgjengelig, og bidra til en effektiv statistikkproduksjon av høy kvalitet.
• h. Tilskuddsordning
  Vi behandler personopplysninger om personer som deltar i opplæring i regi av tilskuddsmottakere gjennom tilskuddsordninger. Formålet med behandlingen er å administrere tilskuddsordningen.
• i. Tilsyn
  Vi behandler personopplysninger om personer som blir underlagt tilsyn, og om vedkommende som gjennomfører tilsyn. Formålet med behandlingen er å administrere tilsynsordningen.
• j. Chat-tjenester
  Vi behandler personopplysninger om personer som bruker våre chat-tjenester. Formålet med behandlingen er å tilby en veiledningstjeneste som gjør det enklere å komme i kontakt med Kompetanse Norge, og motta råd og veiledning.
• k. Lærlingtorget
  Vi behandler personopplysninger om elever som studerer yrkesfag og som bruker tjenesten Lærlingtorget for å finne lærlingeplass, samt enkeltmannsforetak som tilbyr lærlingeplasser. Formålet med behandlingen er å tilby og administrere en plattform som hjelper lærlinger og bedrifter å finne hverandre.
• l. Utdanning.no
  Vi behandler personopplysninger om personer som bruker nettstedet utdanning.no, og som lager en brukerprofil eller logger seg inn via Feide eller ID-porten. Formålet med behandlingen er å tilby og tilgjengeliggjøre tjenestene i utdanning.no.
• m. Forberedende voksenopplæring (FVO)
  Vi behandler personopplysninger om personer som deltar i forberedende voksenopplæring, og om ansatte som underviser. Formålet med behandlingen er å tilby og administrere forberedende voksenopplæring.
• n. Karriereveiledning
  Vi behandler personopplysninger som er nødvendige for å kunne tilby karriereveiledningstjenesten Nasjonal Digital Karriereveiledningstjeneste. Karriereveiledningssamtaler er frivillige samtaler via nettprat eller telefon som behandles fortrolig og med taushetsplikt, og det er lagt opp til at brukerne kan være anonyme.
  
  Vi lagrer enkelte karriereveiledningssamtaler med formål om å forbedre tjenesten, drive opplæring av nye ansatte og kvalitetssikre tjenesten.

Vi stiller høye krav til sikkerhet for å beskytte dine personopplysninger. Vi har etablert et eget styringssystem for å ivareta krav til informasjonssikkerhet. Dette omfatter blant annet fysisk sikkerhet, sikkerhet i it-systemer, risikostyring og planer for kontinuitet, beredskap og krisehåndtering.

Når vi benytter oss av eksterne leverandører stiller vi tilsvarende strenge krav til sikkerhet, kontroll og dokumentasjon for å beskytte dine personopplysninger.

Vi beskytter dine personopplysninger på ulike måter, for eksempel gjennom brannmurer, rutiner for tilgangsstyring i systemene, tofaktorautentisering, og ved å kontrollere hvem som til enhver tid har tilgang til bygningene våre. Det er bare personer som er autentisert og autorisert som kan få tilgang til personopplysningene dine, og slik tilgang vil bare gis når det er nødvendig for å nå formålet med behandlingen.

Vi utleverer bare personopplysningene dine til andre når vi har et lovlig grunnlag for dele dataene. Eksempelvis kan et slikt grunnlag vil være en lovhjemmel som pålegger oss å gi ut informasjonen.

Eksempler på aktører vi har lovlig grunnlag til å utlevere dine personopplysninger til er:

• Integrerings- og mangfoldsdirektoratet (IMDi)
• Kommunene/prøvestedene
• Fylkesmannen
• Statistisk sentralbyrå
• Samordna Opptak
• Utlendingsdirektoratet (UDI)
• Utlendingsnemnda (UNE)
• Kunnskapsdepartementet

• a. Rett til informasjon
  Du har rett på informasjon om hvilke personopplysninger vi behandler, formålet med behandlingen, behandlingsgrunnlaget og hvilke rettigheter du har som registrert.
• b. Rett til innsyn
  Du har rett til innsyn i hvilke personopplysninger vi behandler om deg og hvordan vi behandler dem.
  Hvis du er part i en eller flere saker hos oss, har du også rett til innsyn i saksdokumenter etter forvaltningslovens regler om partsinnsyn. I saker hvor du ikke er part, kan du ha rett til innsyn etter offentlighetsloven.
• c. Rett til retting
  Dersom du oppdager at vi har registrert uriktige, utdaterte eller ufullstendige opplysninger om deg, har du rett til å få disse korrigert og oppdatert.
• d. Rett til sletting og begrensning
  Når formålet med behandlingen av personopplysninger opphører skal vi slette opplysningene, med mindre det foreligger en videre oppbevaringsplikt, for eksempel i henhold til arkivloven. Med sletting menes fysisk sletting av personopplysninger eller anonymisering.
• e. Rett til begrensning
  I noen tilfeller kan du be om at behandlingen av personopplysningene begrenses. I så fall kan personopplysningene dine lagres, men ikke brukes til noe.
• f. Rett til dataportabilitet
  Retten til dataportabilitet skal styrke din kontroll over egne personopplysninger. Dette innebærer at hvisvi er behandlingsansvarlig og behandler personopplysninger med grunnlag i samtykke eller en kontrakt, kan du enkelt be om å få overført opplysningene dine til en annen tjenesteleverandør for å gjenbruke disse på tvers av like systemer og tjenester. Dataportabilitet skal for eksempel gjøre det lettere å bytte tjenesteleverandør.
• g. Unntak
  Når opplysningene behandles for vitenskapelige, historiske eller statistiske formål, er det gjort unntak fra retten til innsyn, retting, sletting og begrensning av behandling. Retten til dataportabilitet omfatter ikke personopplysninger som behandles med hjemmel i lov.

Vi lagrer ikke personopplysninger lenger enn det som er nødvendig ut fra formålet opplysningene er innsamlet for. Vi følger egne interne rutiner for vurdering av lagringstid. I tillegg gir enkelte forskriftsbestemmelser konkrete føringer for hvor lenge enkelte personopplysninger kan lagres. Eksempelvis bestemmer forskrift om behandling av personopplysninger etter integreingsloven i § 60 (5) at personopplysninger om en person som tar prøver kan lagres i inntil 20 år, beregnet fra det tidspunkt prøven ble tatt. Derfor kan vi lagre dine personopplysninger knyttet til prøvegjennomføring i inntil 20 år. Etter denne tiden vil personopplysningene dine bli slettet.

Personopplysninger fra karriereveiledningssamtaler, herunder alle nettprat-samtaler og eventuelle skriftlige notater som blir lagret underveis i en telefonsamtale, blir slettet fra våre systemer innen 360 dager. Det samme gjelder IP-adressen fra din enhet (pc, mobiltelefon, nettbrett med videre). Har du oppgitt navn og e-post, kan du få ettersendt samtalen du har hatt med en karriereveileder. For anonyme brukere kan vi ikke gjenfinne samtalen.

Videre vil arkivlovas bestemmelser sette noen begrensninger for sletting. Arkivverdige personopplysninger lagres mellom 25–30 år, før de blir overført til Riksarkivet.

Når vi setter ut behandlinger av personopplysninger til andre virksomheter, er disse virksomhetene databehandlere på vegne av oss. Vi har inngått databehandleravtaler med alle leverandørene våre som behandler personopplysninger på vegne av oss. Avtalene regulerer hvordan leverandørene skal behandle personopplysningene. Databehandlere behandler kun personopplysninger etter instruks fra oss, og kan ikke bruke personopplysningene til noe annet enn det avtalen sier. Våre databehandlere har samme taushetsplikt som våre ansatte.

Ønsker du ytterligere informasjon om vår behandling av personopplysninger kan du kontakte oss på e-post: post@hkdir.no.

Personvernombud er Torgeir Hovden. Du kan kontakte han på 414 57 707 eller torgeir.hovden@hkdir.no.

Hvis du mener vi ikke har behandlet personopplysningene på en korrekt og lovlig måte, eller at vi ikke har klart å oppfylle dine rettigheter, har du mulighet til å klage på behandlingen. Klagen kan sendes postmottak@kompetansenorge.no. Vi vil behandle henvendelsen din så raskt som mulig, og senest innen én måned etter at vi mottar anmodningen.

Dersom vi ikke tar klagen din til følge, har du mulighet til å fremme klagen for Datatilsynet, se nærmere om dette på datatilsynet.no.

Vi drifter flere nettsider, herunder kompetansenorge.no/kompetansenoreg.no/skillsnorway.no, utdanning.no og karriereveiledning.no/ karriererettleiing.no. På alle våre nettsider bruker vi informasjonskapsler.

Informasjonskapsler er små tekstfiler som lagres i nettleseren din og som blant annet kan bli brukt til å spore nettbruken din. I henhold til lov om elektronisk kommunikasjon (ekomloven), skal alle besøkende på et nettsted som benytter seg av informasjonskapsler ha tilgang til informasjon om informasjonskapsler og hva den enkelte siden bruker dem til. Besøkende må også godkjenne at informasjonskapsler blir benyttet. Godkjenningene gjøres gjennom innstillingene i nettleseren.

Vi bruker informasjonskapsler for å analysere det generelle brukermønsteret. Formålet er blant annet å forbedre brukervennligheten på nettsidene, og videreutvikle nettsidene og Kompetanse Norges øvrige tjenester for bedre veiledning.

Informasjonskapslene brukes også hvis du endrer tekststørrelse på nettsidene våre, slik at de kan tilpasse seg dine tidligere ønsker. Opplysningene vi samler inn kan ikke bli brukt til å se hvem du er eller hvor du er.

Hvis du ikke ønsker å bruke informasjonskapsler, kan du endre innstillingene i nettleseren slik at du enten blokkerer informasjonskapsler fra å bli lastet ned automatisk, eller at du får et valg om å laste ned hver enkelt informasjonskapsel. Informasjonskapsler som har blitt lastet ned tidligere kan slettes via nettleseren. Vær imidlertid oppmerksom på at du ved å avvise informasjonskapsler kanskje ikke vil være i stand til å bruke all funksjonalitet på nettstedet. For informasjon om hvordan du gjør dette, må du se dokumentasjonen for den aktuelle nettleseren.

Følgende informasjonskapsler blir brukt på kompetansenorge.no:

Følgende informasjonskapsler blir brukt på karriereveiledning.no:

Følgende informasjonskapsler blir brukt på utdanning.no:

Følgende informasjonskapsler brukes når innlogging på en av våre nettsider gjøres via Feide:

For å forbedre nettsidene våre bruker vi analyseverktøy for å lage statistikk for å analysere bruken av nettsidene. Analyseverktøyene vi bruker er Siteimprove, Task analytics og Google Analytics.

Vi innhenter følgende informasjon gjennom analyseverktøyene:

• Hvilke sider som besøkes
• Hvor lang tid som brukes på hver side
• Hvilke sider som har linket til oss
• Hvilken nettleser som benyttes

Opplysningene anonymiseres, og kan ikke brukes til å identifisere enkeltpersoner.

Om du ikke ønsker at Google Analytics skal samle dine besøksdata, kan du installere Google Analytics opt-out. Dette er en tilleggsfunksjon for nettleseren din som hindrer slik lagring.

Siteimprove

Siteimprove er et verktøy vi bruker for å forbedre kvaliteten på innhold på nettsidene våre (for eksempel brutte lenker, språk og universell utforming). Den har også en analysemodul som bruker følgende informasjonskapsler: nmstat: Denne informasjonskapselen inneholder en tilfeldig generert ID som blir brukt til å kjenne igjen nettleseren din når du leser en side. Den samler statistikk om bruk av nettsiden, som for eksempel når brukeren sist besøkte nettstedet. Informasjonskapselen inneholder ingen personlig informasjon, som betyr at vi ikke kan spore opplysningene vi samler inn tilbake til deg som bruker. Vi anonymiserer IP-adressen din og kan ikke koble bruksstatistikk til enkelte ip-adresser.

Informasjonen som blir samlet inn av Siteimprove blir lagret på selskapets servere i ulike EU-land i henhold til Siteimproves retningslinjer for personvern og databehandleravtale mellom oss og Siteimprove.

Task Analytics

Vi bruker i perioder en spørreundersøkelse for å se om brukerne finner det de leter etter på nettsidene våre. Denne lagrer en cookie på maskinen din slik at vi husker om du har svart allerede eller ikke ønsker å delta. Personvernerklæringen til Task Analytics. Informasjonskapslene vi bruker fra denne leverandøren er _tmc, data blir lagret i EU.

Vi lagrer informasjon om hvilke ord som har blitt skrevet i søkefeltet på våre nettsider. Formålet er å gjøre informasjonstilbudet bedre for deg som bruker nettsiden. Informasjonen lagres i en egen database, og de blir bare lagret i aggregert form (dataen slås sammen til en gruppe). Det er bare søkeordet/-frasen som lagres.

Vår delingstjeneste kan brukes til å videresende tips eller dele artikler. Opplysninger om deling blir ikke logget. Hvordan det aktuelle nettsamfunnet håndterer data videre blir regulert av avtalen din med nettsamfunnet. Om du bruker funksjonen til å sende lenke via e-post, bruker vi bare e-postadressene du oppgir til å sende meldingen videre. E-postadressene blir ikke lagret. Dette skjer automatisk.

Du kan også gi tilbakemelding om du fant informasjonen du lette etter. Formålet med «Fant du det du lette etter?» er at vi bruker tilbakemeldingen fra deg som bruker til å forbedre innholdet på nettstedet. Bruker du denne funksjonen, legges det igjen en FormCookie på datamaskinen din. Denne kan ikke brukes til å spore meldingen tilbake til deg. Tilbakemeldingen du sender oss lagres i vår database. Funksjonen brukes ikke til veiledning, og vi ber deg derfor om ikke å registrere spørsmål som du ønsker svar på. Vi ber deg om å ikke skrive sensitiv informasjon her, siden funksjonen ikke er sikret (kryptert).

Av og til ber vi deg fylle ut skjema på nettsiden vår. Vi har rutiner for å slette alle data fra skjemaene så snart vi ikke trenger dem lenger. Lagringstiden vil variere fra skjema til skjema.

Du kan abonnere på nyhetsbrev for å få e-post om de forskjellige fagområdene våre. Du må registrere navn og e-postadresse. Disse opplysningene blir lagret i en egen database. Opplysningene dine blir slettet når du sier opp abonnementet.

Ved inngangspartiet på gateplan har vi montert et kamera som blir aktivert når noen ringer på dørklokka. Bilder fra kameraet vises i sanntid i resepsjonen og vi gjør ikke opptak av bildene. Kameraet slår seg automatisk av noen sekunder etter at samtalen over porttelefonen opphører. Den berettigede interessen er å sikre tilgangen til våre lokaler.